Crynodeb o’r Cyfle Lleoliad Cynllun Dechrau Gwaith
Mae swydd Dderbynfa/Weinyddol yn cynnwys cyfarch ymwelwyr, rheoli galwadau ffôn, trefnu apwyntiadau, ymdrin â gohebiaeth, a darparu cymorth swyddfa cyffredinol. Yn aml, y rolau hyn yw’r pwynt cyswllt cyntaf i sefydliad, sy’n gofyn am sgiliau cyfathrebu a threfnu cryf.
Dyletswyddau/Cyfrifoldebau
Dyletswyddau ar y Dderbynfa: Rheoli galwadau ffôn: Ateb, sgrinio a throsglwyddo galwadau, cymryd negeseuon yn gywir. Trefnu apwyntiadau: Cydlynu a threfnu cyfarfodydd, apwyntiadau ac ystafelloedd cynadledda. Ymdrin â gohebiaeth: Rheoli post, negeseuon e-bost a pharseli sy’n cyrraedd ac yn cael eu hanfon. Gofalu am ardal y dderbynfa: Sicrhau bod ardal y dderbynfa’n lân ac yn drefnus. Rhoi croeso cynnes i gleientiaid ac ymwelwyr eraill, darparu gwybodaeth a phrosesu cleientiaid yn effeithlon. Gweithio o fewn systemau a gweithdrefnau sydd wedi’u cytuno.Egluro amseroedd aros a gweithdrefnau i gleientiaid a darparu gwybodaeth iddynt lle bo hynny’n briodol. Cydweithio â gweithwyr eraill sydd ynghlwm â phroses gwaith cynghori. Cofnodion a chyfathrebu: Ateb y ffôn yn broffesiynol, a chyfeirio galwadau neu gymryd negeseuon yn ôl yr angen. Prosesu gwybodaeth cleientiaid sydd wedi’i chasglu yn y dderbynfa/dros y ffôn. Darparu gwybodaeth i gleientiaid lle bo hynny’n briodol, gan gynnwys eu cyfeirio at sefydliadau eraill. Sicrhau bod gohebiaeth, adroddiadau a dogfennau eraill yn cael eu rheoli a’u cynhyrchu’n gywir ac yn amserol, gan gynnwys rhai sy’n cael eu hanfon dros e-bost. Gweithio mewn tîm: Trafod gyda staff cynghori o ran cefnogaeth i gleientiaid unigol. Monitro, cynnal ac archebu stoc o ddeunyddiau swyddfa, posteri, taflenni ac eitemau eraill yn ôl yr angen. Defnyddio TG i gadw cofnodion. Unrhyw dasgau rhesymol eraill fel bo’r angen.
Gwybodaeth, Sgiliau, Profiad a Rhinweddau Personol
Sgiliau a rhinweddau personol: Cyfeillgarwch a natur agos-atoch – sgiliau trin pobl a deallusrwydd emosiynol gwych Sgiliau cyfathrebu llafar rhagorol, gan gynnwys sgiliau ffôn Sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig rhagorol ac yn gallu ysgrifennu’n glir a chywir, yn enwedig gyda rhai y tu allan i’r sefydliad, e.e. prosesu geiriau ar gyfer llythyrau, negeseuon e-bost, dogfennau ac adroddiadau Gallu sicrhau dealltwriaeth o dasgau ac yna gweithio’n annibynnol Dealltwriaeth o ddiogelu data a chyfrinachedd Sgiliau TG da, gan gynnwys Word, e-bost a’r rhyngrwyd Hyblygrwydd ac yn barod i weithio fel rhan o dîm